【BPR・業務要件定義】居住支援事業の標準化・ICT／AI導入設計を支える専門家募集

◆ 依頼背景
当社は、埼玉県指定の居住支援法人として、埼玉県・千葉県で住宅確保要配慮者向けシェアハウス運営や住まいの相談支援を行っています。相談受付、入居調整、行政・福祉機関との連携、入居後の見守り・生活支援、家賃・滞納管理、退去対応まで幅広い業務を担っています。
現在、業務ノウハウ・記録・重要な判断が代表者に集中し、複数資料への情報分散も生じています。少人数でも継続できる体制へ移行するため、当社で業務棚卸し、業務フロー、標準手順・記録様式等の原案作成を自主的に進めています。
NPO法人ホームレス支援全国ネットワークの「組織基盤の強化」助成事業に応募中であり、2026年11月10日時点では採択結果を待っています。採択された場合、既存原案を基礎に外部専門家の第三者検証、ICT・AI導入要件の整備、職員による試行・評価を行う計画です。正式な参画は採択状況と契約条件を確認したうえで決定します。

◆ 依頼の目的・最重要成果物
代表者個人の経験や記憶に依存せず、相談受付から退去までの支援業務を安全に継続できる標準運営モデルを整備することが目的です。特に重視する成果物は「ICT・AI導入設計書（要件書）」であり、2026年12月末～2027年1月前半に比較・見積依頼に利用できる初版、2027年2月末に職員試行を反映した最終版を完成させます。
要件書は、相談者・入居者・退去者を同一人物として履歴管理し、物件・空室・家賃等の関連情報を接続するための業務要件、必要機能、データ項目、アクセス権限、承認・記録方法、AIの適用範囲等を整理するものです。詳細なシステム開発仕様書の作成は対象外です。

◆ 依頼内容
① 既存の標準化資料の第三者検証
業務分析、業務フロー、役割分担、判断・報告・承認基準、記録様式等について、現場で使えるか、漏れや矛盾がないかを確認し、具体的な修正案を提示してください。

② ICT・AI導入要件書の構造化支援（重点業務）
設計対象57業務（標準化・実施対象49業務、重要判断に関する設計のみ8業務）について、当社が作成・管理する業務ID・要件対応表を基礎とし、専門家には対応漏れや設計上の不整合の検証・改善提案をお願いします。要件分類、機能・データ・権限、履歴、通知、承認、連携、優先度、移行条件等の詳細レビューは、重要度・安全性・実装への影響に応じて合意した重点範囲に限定します。重要判断8業務の最終判断・承認は人間が担います。

③ 安全条件・情報管理の点検
個人情報・AI入力制限・アクセス権限・人間による最終確認等を、業務設計上の安全条件として確認してください。提供資料は原則として匿名化・マスキングした必要最小限とし、事前承認のない外部AI・外部サービスへの業務情報入力は認めません。専門外の領域は追加レビューが必要な範囲を特定してください。

④ 職員試行のレビュー・改善支援
当社職員2名が「相談～入居調整」「見守り」「家賃・滞納」「退去」の4領域で、既存ツール・仮様式による試行を行います。試行前のルール確認、予定外の代表介入、記録・判断・報告の適切性を検証し、改善後の再試行と比較するための助言をお願いします。実案件試行は必要な安全文書の整備・代表者承認後に開始します。

⑤ 6つの節目に沿った伴走・文書レビュー
初期検証／試行前レビュー／要件書初版／試行中間評価／改訂・再試行／最終評価を基本とし、面談に加えて具体的な文書指摘・改善提案・修正後の再確認をお願いします。レビュー記録は、対象文書・版・指摘事項・対応方針・再確認結果を追跡できる形式とします。具体的な会議・レビュー回数、対象資料量、返却期限は契約前に合意します。

◆ 役割分担・業務範囲
・当社が担当すること
現状情報・実務事例の提示／原案・本文の作成と修正／職員による試行／入居・契約等の重要判断と最終承認
・専門家にお願いすること
既存資料の検証・改善提案／要件書の構成・設計例の提示／不足・矛盾の指摘と再確認／試行評価と結果の要件への反映支援

※ 成果物の全面的な執筆代行、システム購入・開発・設定、本番データ移行、継続保守、助成金申請代行、対人支援や重要判断の代行は含みません。

◆ 想定スケジュール・働き方
・契約期間：採択・契約条件を確認した後の2026年11月中または12月開始～2027年2月末を想定。
・重要期限：要件書初版 2026年12月末～2027年1月前半／最終版・試行評価 2027年2月末。採択・開始が遅れた場合も、比較・初期見積依頼に必要な主要機能・データ項目・権限・安全条件を優先して初版を整備し、未確定事項を明示して最終版に向けて詳細化します。
・月20～30時間程度の稼働目安には、オンライン面談、資料確認、文書レビュー、改善提案、合意した範囲の再確認を含みます。作業量・回数・返却期限・追加対応条件は契約前に協議します。リモート中心とし、現場訪問は必要時に事前協議します。
・対象57業務や社内の8成果物すべてについて、一律の詳細レビュー・全面作成を求めるものではありません。重要部分を優先し、対応範囲・工数・納期を協議します。

◆ このような方を募集します
＜必須要件＞
・BPR・業務標準化、業務フローや判断基準の設計実務経験を有し、少人数組織の業務負荷・費用・運用体制に適した設計を提案できること
・既存資料・ヒアリングから業務要件を抽出し、クラウド業務管理システム／CRM等の機能要件・データ項目・権限等を整理した経験
・ICT導入要件書等の作成支援または実質的な設計レビューの経験
・個人情報保護・生成AI利用リスクと、人間が最終判断する境界を理解し、安全条件を要件に反映できること（専門外は追加確認範囲を特定できること）
・特定の製品・ベンダーに偏らず、少人数組織の予算・運用負荷を踏まえて提案できること
・初版・最終版の納期を踏まえた実現可能な支援計画を提示できること

＜歓迎要件＞
・小規模組織における業務改革・ICT導入設計支援の経験
・kintone、Salesforce等の導入前設計・製品比較・見積依頼用仕様整理の経験
・福祉、居住支援、相談支援、ケース管理業務への理解
・職員試行、効果測定、改善サイクル、生成AI業務適用・セキュリティ設計等の経験

◆ 報酬・契約条件（募集時点の目安）
月額報酬：10万～20万円程度（提示条件。税区分、委託範囲、契約期間、仲介費用、交通費、追加対応費等は個別協議）／想定稼働：月20～30時間程度／勤務形態：リモート中心。
助成金は申請中です。正式契約・有償業務の開始は、採択結果、対象経費、支援内容および契約条件を確認した後に協議します。

◆ 一緒に働く人
こぐまの家株式会社　代表取締役　横山 和希