1）プロ人材活用の背景

勤怠管理ソフトの選定・導入を検討するも、
情報収集のための時間を捻出できない。

　当社は、本社工場と第二工場、さらに最近竣工した第三工場と3つの工場があり、65名の社員が勤務しています。勤怠管理システムは既に導入していたのですが、残業申請などは紙で提出して承認を得るなど手間がかかっていました。それをもっと使いやすく、デジタル化してペーパーレスにしたかったのですが、既存のソフトだとなかなかできなくて。それでこの際、勤怠管理ソフトを入れ替えようということになりました。
　しかし、そのために新たに社員を雇用することは考えられません。それなら、まずは自分たちで情報を集めて、自分たちの業務形態にあったソフトを探そうということにしました。

初めての試みだけれど、思い切ってトライ。

　しかし、そのためだけに業務の時間は割くわけにはいきません。どうしたものか困っていたら、パーソルさんにこのサービスをご紹介いただきました。正直、こんなサービスがあるとは知らなかったので若干の不安はあったのですが、そんなお願いができるんだと聞いて、それならやってみようということになりました。

2）応募状況・決め手

予想以上の応募数に驚き。

　募集に際して当社の希望は、Excelなどを活用した業務改善から、サブスクリプション型の勤怠管理システムを活用した運用まで幅広く改善策をご提案いただき、実行まで伴走していただくことでした。応募いただいたのは18名。予想以上にたくさんの応募があって、正直驚きました。

決め手は専門的知見と実績。

　選考基準は、当社の場合、勤怠管理ソフトの選定・導入と目的がはっきりしていたので、それに対する知見、実績のある方。2名に絞り込んで面談をして、最終的にEさんにお願いすることに決めました。
　Eさんとは、面談の際に1時間程お話しました。物静かな方で、こちらが「こういうことをしていきたい」と希望をいうと「問題ありません。それなら、こんなことも、あるいはこんなこともできますね」などとお答えいただいて、頼もしい印象でした。
　最初の打ち合わせのときにはすでに、少ない準備期間にもかかわらず、いろいろと資料などもまとめてきていただいて、お仕事の早い方だなと思いました。プレゼンや進行にも慣れた感じで、やっぱりこの方に決めてよかったと実感しました。

3）依頼業務と業務進行上の工夫

ソフト選定の手順を踏まえ、
的確でスムーズな進行。

　お願いしたのは、勤怠管理ソフトの選定・導入です。まずはさまざまな勤怠管理ソフトの情報を集めていただいて、当社からは、こういう機能がほしいとか、ここをペーパーレスにしたいとか必要なことを伝えて、それに合致するソフトを絞り込んでいただきました。
　勤怠管理に限らずソフトを入れ替えるのなら、まずどのような調査をして、情報を収集して、いろいろとテストをしてという手順のようなものがあると思うのですが、Eさんはそうしたことに経験豊富で熟知されている、たいへん慣れている方だと思います。たとえば、「これとこれは私のほうでやるので、これに関しては御社の社内で次までに調べておいてください」というような段取りが早くて的確です。「これはどうしましょうかね〜」みたいな打ち合わせはほぼありませんでしたね。

要望は遠慮なくぶつけて、
できること／できないことを明確に。

　ミーティングはすべてリモートで、今回打ち合わせをしたら、次はいつやりましょうとその都度日程を決めて、というやり方です。もちろんその間に、途中経過の報告などメールのやりとりはありますし、緊急性が高い時はお電話でお話しすることもありました。ただ、Eさんも本業がありますので、ミーティング以外のやりとりはメールが中心です。
　最初のうちは、「こんなことをやってもらいたい」と思いながら、どこまでお願いしていいのだろうと遠慮がちなところもあったのですが、Eさんがこちらの思いをしっかり拾ってくださって、最後のほうは「こんなことを調べてください」「テストでこんなことやってみてください」という話も忌憚なくできました。やっぱり遠慮せずにどんどん言ってみて、できること・できないことを明確にしていったほうが、先に進みやすいし、いいものができるんじゃないかと感じました。

4）得られた成果

理想のソフト選定が実現。
結果的にコスト削減の見込み。

　結局、Eさんにお願いしたのは11ヶ月。これにしようと絞るまではEさんメインで、これと決めてからはメーカーの営業さんに来ていただいて、さらに細かい話を伺いながら、最終的に社内で決定したという流れです。現在、メーカーの方と現状のヒアリングなどをしながら設定を進めています。もうすぐ仮運用という段階です。
　まだ実際に稼働しているわけではないので実感は湧いていないのですが、当社がやりたいことができるソフトであることは間違いないですし、当然ペーパーレス化も実現するでしょうし、各部署単位で勤怠の管理ができて、リアルタイムで確認できるはずです。みんながもやもやしていたところが一気に解決できて、今までよりいい環境になると思いますね。
　最終的に決定の判断したのは当社ですが、それまでの情報を集めていただいたEさんの手腕は高く評価しています。もしも自分たちだけでやっていたら、なかなか通常業務の合間にそれだけの時間はとれないので、結局長い期間がかかってしまっていたと思います。短期間でできた、というとちょっと違うかもしれませんが、コスト的には非常に抑えられたという感覚です。こういう業務に長けた方に来ていただいて本当に助かったというのが本音です。

コミュニケーションはすべてリモート。
だからこそのメリットも。

　今回、実は面談でもミーティングでも、一度もEさんと直にお会いしていません。すべてリモートです。もちろん、実際に会ってお話ししたほうがよいコミュニケーションがとれる、という見方もあると思いますが、そうしなくてもできる案件というものもあると思います。実際、今回の当社の場合、直接お会いしなくても期待した以上の成果が得られました。
　副業で応募される方も、自分の空いている時間を自由に使ってできるというメリットがあるので、もしも定期的に山形に来てくださいという条件だったら、こんなにたくさんの応募はなかったでしょうし、Ｅさんとも出会えなかったかもしれませんね。そうした制約がないからこそ、プロのスキルを、どこでも有効に活用できるのではないかと思います。