フリーランスも領収書の発行・受領をする場合がある

フリーランスは、クライアントへの報酬請求や必要経費の支払いといった場面で、領収書を発行・受領する機会があります。

特に、クライアントから報酬を受け取った際に領収書の発行を求められた場合、それに応じる必要があります。民法第486条では、 以下のように支払いを行った者は、支払いを受けた者に対して受取証書（領収書）の交付を請求できると定められています。

（受取証書の交付請求等）

第四百八十六条

弁済をする者は、弁済と引換えに、弁済を受領する者に対して受取証書の交付を請求することができる。

２　弁済をする者は、前項の受取証書の交付に代えて、その内容を記録した電磁的記録の提供を請求することができる。ただし、弁済を受領する者に不相当な負担を課するものであるときは、この限りでない。

引用：民法（e-Gov 法令検索）

フリーランスにとって領収書が重要な理由

領収書の役割は、必要経費の証明から資金管理、社会的信用の獲得まで多岐にわたります。ここでは、領収書がフリーランスにとってなぜそれほど重要なのか、3つの理由を深掘りします。

必要経費を証明できる

フリーランスにとって、支出が事業に必要な「必要経費」であったことを証明できる点は、領収書が持つ重要な機能です。

所得税や住民税は、収入から必要経費を差し引いた「課税所得」を基に計算されます。つまり、必要経費を漏れなく計上することで、節税に繋げられます。

領収書は、税務調査の際に必要経費を証明するために重要な資料です。調査官から特定の支出について質問された際、日付・宛名・金額・具体的な内容が明記された領収書があると、支出の正当性を示せます。

もし、領収書がなかったり内容が曖昧だったりすると、必要経費として認められない可能性があります。必要経費が認められない場合、課税所得が増加し、追加の税金（追徴課税）やペナルティが発生する可能性もあります。

特に、接待交際費や自宅兼事務所の家賃などを按分する家事按分は、調査で注目されやすい項目です。領収書の裏に「〇〇社△△様との打ち合わせのため」といったメモを残しておくだけでも、証拠としての価値を高められるでしょう。

なお、消費税法において仕入税額控除の適用を受けるためには、帳簿及び請求書等の保存が必須要件となります。クレジットカードで決済して利用明細が送られてきたからといって、領収書などを破棄しないよう心がけましょう。

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二重請求や過払いを防止できる

領収書は、金銭のやりとりがあったことを公的に証明する重要な書類です。支払いが行われた事実を確定させ、後々のトラブルを防ぐ役割を担っています。

クライアント側にとっては、領収書があることで、誤って同じサービスや商品に対して二重に請求されることを防げます。支払いの履歴が明確になるため、経理処理もスムーズに進み、不要な混乱を避けることが可能です。

一方、フリーランス側にとっても領収書は重要です。領収書を発行することで、「まだ支払いが行われていない」という誤解や、後になってクライアントから支払いを否定されるといった不当な主張から自身を守れます。

領収書は、金銭的な取引における信頼性を確保するうえで重要な役割を担うといえるでしょう。

正確な資金管理と経営状況の把握ができる

正確な資金管理と経営状況の把握ができる点も、領収書が重要である理由です。

日々の取引で発生する領収書を体系的に収集・記録することは、正確なキャッシュフローの把握と事業の収益性分析に欠かせません。

これらのデータを会計ソフトに取り込むことで、リアルタイムで事業の状態を可視化できます。どこにどれだけのコストがかかっているのか、利益率はどの程度かがわかり、価格設定の見直しやコスト削減など、的確な経営判断を下せるようになるでしょう。

さらに、事業の成長にも直接的な影響を与えます。金融機関から融資を受ける際、審査で重視されるのは、事業の収益性と安定性です。

領収書に基づいて作成された正確な確定申告書や決算書であれば、事業が健全であることを示す証明となります。信用力を高め、事業拡大に必要な資金調達の道を拓くことにつなげられるでしょう。

フリーランスが領収書を発行する際に準備すべきもの

フリーランスが領収書を発行するためには、いくつか準備が必要です。ここからは、フリーランスが領収書を発行する際に準備すべきものを解説します。

領収書の用紙・テンプレート

領収書を作成するための媒体として、市販の複写式領収書綴りや、Excelなどで作成したデジタルテンプレートなどがあります。複写式は手元に控えを確実に残せるため、手書きの場合に便利です。

テンプレートを選ぶ際は、利便性だけでなく法令遵守も求められます。

2023年10月に開始されたインボイス制度により、消費税の「課税事業者」は「適格請求書」や「適格簡易請求書」の要件を満たす必要があります。

逆に「免税事業者」の場合は、インボイスと誤認されるような形式のテンプレートを使用してはいけません。誤った形式を使用すると罰則の対象となる場合があるため、注意して選ぶことが大切です。

このように、テンプレートの選択は、あなたの税務上の立場とクライアントとの関係性に直結する重要な要素といえるでしょう。

出典：適格請求書等保存方式の概要（国税庁）

収入印紙（取引金額が5万円以上の場合）

紙で発行する売り上げ代金の領収書で、記載された金額が税抜5万円以上の場合は、収入印紙を貼付する義務があります。納税義務は領収書の発行者にあり、怠ると過怠税などのペナルティが課されます。

ここで重要なのは、5万円という基準が「税抜金額」である点です。たとえば、合計金額が52,800円であっても、領収書に「消費税額4,800円」と明確に記載されていれば、税抜価格は48,000円となり、収入印紙は不要です。

また、印紙税は紙の「課税文書」に対して課されるものです。そのため、PDFなどで作成した電子領収書をメールで送付する場合は、記載金額に関わらず収入印紙は不要となります。

出典：No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書（国税庁）

印章（必要に応じて）

領収書が法的に有効であるために、発行者の印鑑（押印）は必須ではありません。法律が求めるのは記載内容の正確さであり、印鑑の有無は効力を左右しないのです。

しかし、法的な有効性とビジネス上の信頼性は別の問題です。日本では、特に法人の角印が押された書類は「公式なもの」という認識が根強く残っています。押印された領収書でなければ処理がスムーズに進まない企業も珍しくありません。

フリーランスとして自身の信頼性を高めるためにも、屋号などが入った角印を一つ用意しておくとよいでしょう。

フリーランスが領収書を発行する際に記載すべき項目

領収書を作成するためには、記載すべき項目と意味を正確に理解する必要があります。ここでは、フリーランスが領収書を発行する際に記載すべき6つの必須項目について、理由とともに解説します。

日付

領収書の日付は、実際に代金を受け取った「受領年月日」を記載します。案件が完了した日や請求書を発行した日ではありません。銀行振込の場合は、口座への着金日が該当します。

日付を正しく記載することは、あなたとクライアント双方が、どの会計期間の取引かを正確に処理するために不可欠です。特に期末や年末の取引では、日付のズレが税務上の問題を引き起こす可能性があるため、細心の注意が求められます。

宛名

宛名には、代金を支払ったクライアントの正式名称を正確に記載します。たとえば「（株）〇〇」といった略称ではなく、「株式会社〇〇」と書くのが基本です。

個人事業主であれば屋号や氏名を記載します。宛名が不正確だと、領収書が特定の取引を証明する力が弱まり、税務調査で指摘を受ける一因となり得ます。

そのため、「上様」といった表記はできるだけ避けるのが望ましいです。

金額

受領した金額を、一円単位まで正確に記載します。金額は領収書の中でも重要な情報であり、改ざんを防ぐための書式ルールが存在します。

金額の先頭に「金」や「¥」を付け、数字は3桁ごとにカンマで区切り、末尾に「円也」や「-」を記載するのが一般的です。これにより、後から桁を書き加えられるといった不正行為が行われていないことを証明できます。

但し書き

但し書きは、何の対価として金銭を受け取ったのかを具体的に示す、極めて重要な項目です。「お品代として」といった曖昧な表現は、必要経費の妥当性を判断する上で不十分と見なされる可能性があるため避けましょう。

たとえば、「Webサイトデザイン料として」や「〇〇に関する記事執筆料として」のように、提供したサービス内容が一目でわかるように記載します。これにより、クライアントは勘定科目を正しく仕訳でき、税務署に対しても支出の正当性を証明しやすくなります。

複数の品目がある場合は、主要なものを記載し「他」と追記するのが一般的ですが、可能であれば別途、品目ごとの明細がわかる請求書などを添付することが望ましいです。

発行者情報

領収書を発行したあなた自身の情報を明記します。屋号、氏名、住所、電話番号などの連絡先を記載するのが一般的です。毎回手書きするのは手間がかかるため、これらの情報がまとまったゴム印（住所印）を作成しておくと業務が効率化できます。

収入印紙

前述の通り、税抜5万円以上の紙の領収書には収入印紙の貼付が必要です。印紙を貼り付けた後は、再利用されるのを防ぐために印紙と台紙にまたがるように印鑑または署名で「消印」をしなければなりません。この消印を忘れると、印紙を貼っていても納税義務を果たしたことにならないため、注意が必要です。

フリーランスが領収書を受領する場合の注意点

必要経費を正しく計上し、税務上のリスクを避けるためには、領収書を受け取る側にも注意が必要です。支払いを行う際は、単にお金とサービスを交換するだけでなく、適切な証拠を確保するという意識を持つことが重要です。

領収書の宛名には氏名・屋号を記載する

必要経費を支払う際には、必ず自身の氏名または屋号を宛名として記載してもらうように依頼しましょう。必要経費として認められるのは、あくまで「あなたの事業のために」支払われた支出です。

宛名が「上様」であったり空欄であったりすると、支出が本当にあなたの事業のためのものなのか、客観的な証明が難しくなります。特に高額な買い物や、事業に特化した物品の購入の場合、正確な宛名は税務調査において支出の正当性を主張するために欠かせません。

領収書の保管方法・期限を守る

受け取った領収書は、法律で定められた期間、適切に保管する義務があります。

しかし、ただ保管するだけでは不十分です。確定申告の時期に大量のレシートの山に頭を抱えたり、税務調査で特定の書類の提出を求められて慌てたりしないよう、日頃から整理しておきましょう。

月別や勘定科目別にファイリングしたり、会計ソフトにスキャンして取り込んだりと、自分に合った方法で管理する習慣をつけることが大切です。

感熱紙領収書はコピー・スキャンをする

コンビニや飲食店などで受け取ることが多い感熱紙のレシートは、印字が時間とともに薄れてしまうという欠点があります。法的な保存期間である5年や7年が経過する前に、記載内容が判読不能になってしまうケースは少なくありません。

感熱紙の領収書を受け取ったら、速やかにコピーを取るか、スキャナやスマートフォンのカメラで撮影してデジタルデータとして保存しておくと安心です。

領収書がもらえないとき・紛失したときの対処法

事業活動においては、自動販売機での購入や交通系ICカードでの支払い、冠婚葬祭での慶弔費など、領収書が発行されない、またはもらいにくい場面が必ず発生します。また、うっかり領収書を紛失してしまうこともあるでしょう。そのような場合でも、経費計上を諦める必要はありません。

一般的な代替手段は、「出金伝票」を自分で作成することです。出金伝票には、以下の項目を記載します。

• 支払年月日
• 支払先の名称
• 支払金額
• 勘定科目
• 取引内容（摘要）

たとえば、電車代であれば「旅費交通費-〇〇駅～△△駅（往復）、〇〇社との打ち合わせのため」のように、誰が見ても取引内容がわかるように記録します。

ただし、自分で作成する出金伝票は、第三者が発行した領収書と比べると証拠としての信頼性が低くなる傾向があります。出金伝票の信憑性を高めるために、案内メールや交通系ICカードの利用履歴など、支払いの事実を裏付ける他の資料を一緒に保管しておくことが重要です。出金伝票以外にも、クレジットカードの利用明細書、銀行の振込明細、ネットショッピングの購入確認メールなども、支払いを証明する有効な書類として認められます。

ただ、取引の額が数十万を超える場合、明細だけでなく請求書・領収書の確認が求められる場合もあります。取引の請求書・領収書は紛失しないよう保管しておくことが大切です。

フリーランスは領収書の保存が必要｜保存期間や方法を解説

受け取った領収書は、取引の証拠として法律で定められた期間保存する義務があります。ルールを遵守することは、フリーランスが自身の事業の正当性を守る上で不可欠です。

領収書の保存期間

領収書の保存期間は、フリーランスがどの形式で確定申告を行っているかによって異なります。起算日は、いずれも「確定申告の提出期限の翌日」からとなりますので注意が必要です。

青色申告の保存期間

青色申告を行っている場合、領収書を含む「現金預金取引等関係書類」や帳簿、決算関係書類は原則7年間の保存が義務付けられています。

ただし、前々年分の事業所得および不動産所得の金額が300万円以下の場合は、領収書の保存期間は5年間に短縮されます。なお、請求書や見積書などの書類は5年間の保存です。

出典：記帳や帳簿等保存・青色申告（国税庁）

白色申告の保存期間

白色申告の場合、領収書や請求書などの書類は5年間の保存が必要です。ただし、収入金額や必要経費を記載する「法定帳簿」については7年間の保存が義務付けられています。

ルールが複雑で混乱を招きやすいため、安全策として、申告形式にかかわらず全ての関連書類を7年間保存すると覚えておくと間違いがないでしょう。

出典：記帳や帳簿等保存・青色申告（国税庁）

領収書の保存方法

領収書の保存方法には、紙での保管と電子データでの保管の2つの選択肢があります。それぞれのメリット・デメリットを理解し、自身の業務スタイルに合った方法を選ぶことが重要です。

紙で保管する

シンプルでわかりやすいのは、受け取った紙の領収書をそのままファイリングする方法です。月別や勘定科目別に封筒やクリアファイルに分けて整理することで、後から見返しやすくなります。

この方法は特別な機材やソフトウェアが不要で手軽に始められる一方、物理的な保管スペースが必要になります。また、書類の検索に時間がかかったり、火災や水濡れなどで消失したりする可能性もゼロではありません。

電子データで保管する

もう一つの方法は、領収書を電子データとして保存することです。紙で受け取った領収書はスキャナやスマートフォンで撮影してデータ化し（スキャナ保存）、メールなどで受け取った電子領収書はそのままデータとして保存します（電子取引データ保存）。

この方法のメリットは、保管スペースが不要になり、キーワード検索で必要な書類を瞬時に見つけ出せることです。また、バックアップを取ることで災害などによる消失リスクを大幅に低減できます。

フリーランスの領収書に関する法制度

近年、フリーランスの領収書管理に直接影響を与える2つの重要な法改正がありました。「インボイス制度」と「改正電子帳簿保存法」です。

ここからは、それぞれ詳しく解説します。

2023年施行のインボイス制度と領収書の関係

2023年10月1日から施行されたインボイス（適格請求書等保存方式）制度は、消費税の仕入税額控除の仕組みを大きく変えました。この制度下では、領収書やレシートも一定の要件を満たせば「適格簡易請求書」として扱われ、取引先が仕入税額控除を受けるための重要な証憑書類となります。

適格請求書発行事業者の登録を受けたフリーランスが発行する領収書は、従来の記載項目に加え、以下の項目を記載しなければなりません。

• 発行事業者の登録番号
• 適用税率
• 税率ごとに区分した消費税額等

これにより、取引先は安心してあなたに支払った消費税額を控除することが可能になります。

一方で、免税事業者のフリーランスは適格請求書（インボイス）を発行できません。そのため、取引先が課税事業者である場合、その取引先はあなたに支払った消費税分の仕入税額控除が受けられなくなります。

出典：インボイス制度について（国税庁）

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電子帳簿保存法で電子データ保存が義務化

電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿・書類を電子データで保存するためのルールを定めた法律です。

2024年1月1日からは、「電子取引」で授受した取引情報（請求書や領収書のデータ）は、電子データのまま保存することが義務化されました。従来のように、ダウンロードした領収書データを印刷して紙で保存し、元の電子データを削除することはできません。

電子帳簿保存法に対応するためには、タイムスタンプの付与や真実性の確保、検索機能の確保などの要件を満たす必要があります。これらの要件を満たすためには、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトや文書管理システムを導入することが大切です。

出典：電子帳簿保存法が改正されました（国税庁）

フリーランスの領収書に関するよくある質問

ここでは、フリーランスが領収書に関して抱きがちな疑問について、Q&A形式で簡潔に解説します。

領収書と請求書の違いは？

請求書は「代金の支払いを依頼する」ために支払い前に発行する書類、領収書は「代金を受け取ったことを証明する」ために支払い後に発行する書類です。

役割と発行タイミングが異なります。ただし、銀行振込の場合は「請求書＋振込明細」のセットで支払いの証明と見なされることが多いため、別途領収書が発行されないケースも一般的です。

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手書きの領収書でも問題ない？

手書きの領収書でも法的には問題ありません。必要な記載事項（日付、宛名、金額、但し書き、発行者情報など）がすべて満たされていれば、手書きの領収書も有効な証憑書類です。

しかし、印刷されたものや電子領収書に比べて改ざんのリスクや記入ミスの可能性が高く、税務調査などではより慎重に確認される傾向があります。

プロフェッショナルな印象を与えるためにも、可能な限りPCで作成・印刷するか、電子領収書を利用することが推奨されます。

印鑑がない領収書は有効？

印鑑がない領収書も有効です。領収書の法的な有効性に印鑑の有無は関係ありません。法律で定められた必須記載事項に含まれていないため、押印がなくても領収書が無効になることはありません。

ただし、日本では古くからの商慣習として押印が重視されており、偽造防止や信頼性の向上のために押印を求める取引先は多いです。角印などを準備しておくと取引がスムーズに進む場合があります。

電子領収書でも必要経費にできる？

電子領収書でも必要経費にできます。電子領収書（PDFファイルなど）も紙の領収書と同様に、必要経費の証拠として有効です。さらに、電子帳簿保存法の改正により、メールやWebサイト経由で受け取った電子領収書は、電子データのままで保存することが義務付けられました。

したがって、電子領収書は経費計上のために積極的に活用すべきものといえます。

海外取引の領収書は翻訳が必要？

法律で翻訳が義務付けられているわけではありません。しかし、税務調査の際に、その支出が事業に関連するものであることを調査官に説明する責任は納税者にあります。調査官が領収書の言語を理解できなければ、内容を確認できず、必要経費として認められないリスクが生じます。

そのため、日付、支払先、金額、内容といった主要な項目について、簡単な翻訳メモを添付しておくことが、経費計上を確実にするための賢明な実務対応です。

領収書を適切に発行・受領・保管してトラブルを回避しよう

本記事では、フリーランスにとっての領収書の重要性から、発行・受領・保管の具体的な方法まで詳しく解説しました。

領収書には、事業の正当性を証明する法的証拠、経営状態を可視化する財務データ、クライアントとの信頼関係を築く手段という3つの重要な要素があります。また、インボイス制度と電子帳簿保存法の施行は、フリーランスの経理業務に大きな影響を与えました。変化に対応できなければ、ビジネス上の大きなリスクとなります。

領収書についての理解を深め、適切に処理・保管ができるよう心掛けましょう。

（監修日：2025年8月8日）

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