ECRS（イクルス）とは？ 業務効率化に役立つフレームワークについて解説

ECRS（イクルス）は、作業効率化やコスト削減などの業務改善に役立つフレームワークです。

業務工程を改善するには、各作業工程を分析し課題の洗い出しが必要です。業務効率化のフレームワークを活用すると、少ない手間とコストで課題を効率的に改善できるでしょう。 本コラムでは、業務効率化に役立つECRSの概要や具体的な活用方法を解説します。

ECRS（イクルス）とは？

ECRS（イクルス）とは、業務工程改善の優先順位を表すフレームワークです。以下4つの言葉の頭文字から、ECRSと呼ばれています。

• Eliminate（排除）
• Combine（結合）
• Rearrange（組み換え）
• Simplify（簡素化）

ECRSの利用により効果を得るためには、E→C→R→Sの順に取り組むことが重要です。改善の効果がもっとも大きいのは“Eliminate（排除）”で、以降C→R→Sの順で効果が小さくなっていきます。

ECRSはもともと、製造業の生産管理現場で使われていた業務改善の指針です。しかし、生産管理だけでなく他の業界でも応用が利くため、あらゆる業界・業種で用いられるようになりました。

ECRSを活用するメリット

ECRSに則って業務改善をおこなうと、4つのメリットが得られます。

コスト削減

ECRSの原則に当てはめて不要な業務を排除することで、必要な業務だけが残り、それまで求められてきた業務量や業務時間の負担の削減が可能です。また、業務の簡素化は作業時間の短縮につながり、他の業務に時間を割くことも可能に。

ECRSの順番に沿った業務改善は、余計なコストをかけずに済むようになるだけではなく、リソースの有効な分配にもつながります。

情報共有の改善

ECRSに従って業務改善すると、情報をスムーズに共有できる環境を社内に構築しやすくなります。

例えば、社内で使用するコミュニケーションツールが、主にメールだったとしましょう。この場合、ビジネスチャットツールへの移行により、社内外とのコミュニケーションにおける活発化・スピードアップが見込めます。

アドレスを指定し個別に送るメールと異なり、ビジネスチャットツールではグループのメンバーに一括でメッセージを送れます。これはECRSにおけるC（結合）の一つといえるでしょう。

情報をよりスピーディに社内およびクライアントに一括で共有できるため、効率的です。また、情報の確認などの二度手間や対応漏れも防げます。

属人化の解消・防止

属人化とは、特定業務の進め方・手順・進捗状況を作業担当者しか把握しておらず、周囲が認識していない状況のことです。

「担当者が変わったことにより品質が落ちた」「クライアントから問い合わせがあっても、担当者が休みだと対応できない」などのトラブルは、まさに属人化の弊害です。

専門性の高い複雑な作業・業務は知識の共有が難しく、担当者が固定されやすくなります。そのため、特定の人物のみに業務が集中し、属人化することが少なくありません。

ECRSのS（簡素化）に沿って業務を見直すことで、複雑さを低減したり一部自動化・機械化したりすると、特定の人物に依存することなく、常に一定の成果が出せる体制を整えられます。結果的に作業スピードが向上するため、業務時間の短縮にもつながるでしょう。

生産性の向上

ECRSで既存の業務を洗い出すと、業務ごとの必要性や妥当性を判断しやすくなります。洗い出したあとには必要な業務が明確化するため、改善前に比べて業務量と業務時間が短縮できるでしょう。

ECRSの4つの改善指針

E：Eliminate（排除）

最初に、業務のなかで排除できるものはないかを確認します。各業務の内容と何のためにその業務をしているのか、本来の目的を洗い出しましょう。

明確な理由・目的が見当たらない場合、その業務は慣例化しているだけかもしれません。日々当たり前のように取り組んでいる業務であっても、新たなシステムの導入や従業員の成長により不要になることも。

具体例としては、慣習化されている定例会議、日報・レポートなどの書類作成業務の廃止、頻度を減らすなどが挙げられます。

C：Combine（結合）

複数の部署で同様の業務に取り組むなど、特定業務にリソースが集中している状態ではコストがかさみます。「同様の業務をまとめられないか」「同時並行や同時処理でその業務をおこなえないか」などを検討しましょう。

具体例としては、メールをグループ送信やグループチャットに変える、複数あるマニュアルを一つにまとめるなどが挙げられます。

R：Rearrange（組み換え）

業務を実行する順番の入れ替えや業務を実行する場所・担当者の変更、業務自体を別の方法に変えるなどして、効率化を図ります。

例えば、作業担当者の定期的な持ち場の入れ替え、社内業務の一部を外部に委託することなどが考えられます。

S：Simplify（簡素化）

業務をさらにシンプルにできないかという視点で、業務を見直す工程です。

複雑な業務であれば、その分、人的なミスが発生しやすくなります。また、難度の高い複雑な業務は個々のスキルや経験の違いにより、作業を進めるスピードや品質に差が生じることも。

複雑な業務や難度の高い業務の簡素化は、工数の削減や効率化につながります。さらに、誰でも一定の成果を上げられることから、属人化の防止にも役立つでしょう。 業務の簡素化には、マニュアルの作成や資料などのテンプレート化がおすすめです。

ECRSをおこなう前に必要なこと

ECRSで業務の見直しをする前には、以下の2点が必要です。

• 具体的な計画を立てる
• 業務の見える化を行なう

業務を見直す目的が明確に見えていない状態では、ECRSの効果を十分に発揮できません。各項目で必要な内容を解説するため、自社に置き換えてイメージしてみてください。

具体的な計画を立てる

“いつまでにどのような状態にするか”を明確にした計画を立てます。事前に具体的な計画を立てておくと、業務の無駄を効率的に省けるだけではなく本来の目的に向かいながら施策を実施できるでしょう。

業務の見える化をおこなう

業務の見える化を実行すると、業務全体の概要を把握できます。加えて、社員の労働環境や仕事の時間配分など、目に見えない工程への理解を深められるでしょう。

ECRSに則った業務改善の進め方

ECRSに従って、以下の手順で業務改善を進めていきます。

やみくもにECRSで改善をおこなうだけでは、効果的な成果は得られません。手順に従って、自社の業務改善を進めていきましょう。

• 業務一覧表を作成する
• ルーティン業務とイレギュラー業務に仕分けする
• 作業に時間がかかる原因を突き止める
• フレームワークに当てはめる

複数の部署にまたがって業務を改善する場合は、話し合いの場を設けながら取り組んでいくことをおすすめします。

業務一覧表を作成する

効率的に業務改善を進めるための業務一覧表を作成します。業務一覧表には、業務名・担当者・業務の目的・頻度・所要時間などを記入します。 業務一覧表を作成する際は、思い浮かぶ業務をすべて列挙することがポイントです。「あまり重要ではない」と感じている業務に、具体的な改善点が見つかることもあります。重複した内容や漏れがないように、業務を洗い出しましょう。

レギュラー業務とイレギュラー業務に仕分けする

業務一覧表に記載される業務を、レギュラー業務とイレギュラー業務に分けます。

レギュラー業務とは、日常的に発生するパターン化された業務のこと。その他、決められた手順で繰り返しおこなうような単純作業も該当します。

イレギュラー業務とは、事前にマニュアルや業務の引き継ぎ書には記載されていない、突発的に発生する業務です。社内外で起きたトラブルの対応も含まれます。

なお、部署や業務の担当者により、レギュラー業務とイレギュラー業務の割合は変わります。

作業に時間がかかる原因を突き止める

業務の洗い出しの時点で、作業ごとにかかる時間を確認しましょう。また、時間がかかりすぎる作業に対して、その原因や改善ポイントを考えることも重要です。

ECRSのフレームワークに当てはめる際にも、作業に時間がかかる原因を突き止めておくと業務改善をスムーズに進められます。

フレームワークに当てはめる

業務一覧表を作成し、業務ごとの改善ポイントをまとめたあとは、ECRSのフレームワークに当てはめて業務改善を図っていきます。

• E（排除）…業務そのものをなくせないか
• C（結合）…作業をまとめておこなえないか
• R（組み換え）…他の作業に代替できないか
• S（簡素化）…業務をよりシンプルにできないか

まとめ

業務効率化や業務改善は、どの企業のどの部署でも常に検討される問題です。業務の効率化を図るうえで、4つの要素から成り立つECRSというフレームワークの活用が、社内のコスト削減や情報共有の改善などにつながります。

生産性を上げるためにも、無駄な業務はないか、他の業務に代替できないかを考えることが必要です。ECRSの頭文字である、排除・結合・組み換え・簡素化の順番に改善に取り組み、業務の効率化を進めましょう。

無計画に業務改善に乗り出しても効果は出ません。ECRSに則った業務改善の進め方を参考に、改善に取り組むことをおすすめします。