「BPOやアウトソーシングが人手不足の解決に有効」と聞いたことがある方も多いのではないでしょうか。社内リソースは限られているため、外部企業に委託して業務効率化を図ろうとする企業が増えています。

本コラムでは、BPOとアウトソーシングの違いや具体的な活用事例を解説。また、BPO事業者を選定する際のポイントも、あわせて紹介します。

BPOを検討されている方は、ぜひ本記事を参考にしてください。

BPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）とは？

BPOとは、Business Process Outsourcing（ビジネスプロセスアウトソーシング）の略称です。自社業務の一部を、一括して外部に委託することを指します。企業によっては、部門単位で請け負っていた業務をすべて外部へ委託することも。

BPO事業者には、それぞれ専門分野や得意な領域があります。たとえば売り上げに直結しない業務をBPO事業者に依頼できれば、企業はコア事業に注力しやすくなり、収益アップにもつながるのです。

BPOの対象業務

BPOの対象業務はさまざまありますが、定型化しやすいバックオフィス業務が委託されやすいといわれています。具体的には、総務や営業事務、人事などの業務がBPOで対応可能です。

最近ではBPOの業務領域が広がりつつあり、人材育成を委託するケースもみられます。これにより、社内の人的リソースを割かずに人材育成が可能になりました。

自社でどのような業務を委託するとよいのか、一度検討してはいかがでしょうか。

アウトソーシングとの違い

アウトソーシングとは、企業が業務に必要なリソースを外部から調達することです。一般的に、人材派遣業者や業務委託業者に業務の一部分だけを委託することを指しています。

BPOもアウトソーシングの一種。しかしBPOは、業務プロセスの一部またはすべてを一括で外部に委託することを指します。業務の遂行だけではなく、業務プロセスの改善や効率化、人材の採用・教育なども委託範囲です。

一括して委託できることは経営レベルのインパクトがあるため、経営戦略として進められる場合もあります。

BPOとBPR（ビジネスプロセスリエンジニアリング）の違い

BPOと混合しやすい言葉にBPR（ビジネスプロセスリエンジニアリング）があります。BPRは、すでにある業務プロセスを抜本から見直し、再構築する経営戦略のことです。

BPOの導入目的が既存業務の効率化や適正化であるのに対し、BPRの導入目的は組織の問題を解決するために既存業務の必要性を見直すことにあります。そのため、BPRの導入には長期間が必要で、目的達成までには多くのコストや工数がかかります。

BPOを導入するメリット

BPOを導入すると、どのようなメリットが得られるのかを解説します。社内でBPO導入を検討されている方は、ぜひ参考にしてください。

コア業務に集中できる

BPOを導入して、ノンコア業務を一括してBPOで委託すると、企業のコア業務にかかわる人材の強化や資金投入へ注力しやすくなります。その結果、市場シェアの拡大や収益性の向上につながります。

コスト削減できる

企業の業務量は一定ではなく、繁忙期と閑散期があります。繁忙期に合わせて人を雇うと、人件費が上がります。しかしそうすると、閑散期には人が余ってしまい、そのコストは赤字の原因にもなりかねません。

BPOを導入すれば、業務状況に合わせて必要な分をBPOサービスに割り当てられるようになります。そのため、常に固定費として発生していた人件費を業務量の増減に合わせて最適化でき、コスト削減につなげやすくなります。

また、BPOを導入すると、業務に携わるスタッフの教育もBPO事業者が担ってくれるため、教育コストの削減も見込めるでしょう。

顧客満足度の向上につながる

BPO事業者にはそれぞれ専門性や得意領域があります。自社のノウハウが不足する業務はBPOを導入し専門のBPO事業者にお任せすることで、自社で業務を対応するよりも対応速度や品質の向上が期待でき、結果的に顧客満足度の向上につながります。

また、トラブルが発生した際に対処できるBPO事業者もあるため、自社への信頼向上も期待できるでしょう。

BPOの具体的な活用事例

総務部での活用例

総務部でBPOを導入する場合には、受付や電話対応、社内備品管理や発注などが挙げられます。

企業を経営するうえで必要な業務ですが、定型化しやすい業務も多いため、BPO事業者の多くが対応可能な領域です。

また、オフィス移転や社内のレイアウト変更、社内インフラの整備などに対応できるBPO事業者もいます。

人事部での活用例

人事部の業務は、社内向けと社外向けに分けられます。社内向け業務とは、従業員の勤怠管理や労務管理で、おもに給与計算や年末調整の書類作成が該当します。

社外向け業務には人材採用や人材育成が挙げられ、具体的には新入社員の研修、求人サイトを使用した採用活動などです。

人事部は、マイナンバーへの対応など、法改正によって新たな業務への対応も求められる部署。BPOを導入し外部に委託することで、部署の負担軽減が期待できるでしょう。

経理部での活用例

経理部では、経費精算や予算管理、決算業務など、多くの業務でBPOを導入できます。

繁忙期や年度末には、業務が集中し繁忙期を迎えます。その際にBPOを活用すると、従業員の負担を大幅に軽減できるでしょう。

マーケティング部での活用例

マーケティング部では、おもに市場調査や既存の顧客管理、潜在的ニーズの把握などでBPOを導入できます。

顧客のニーズや市場動向が多様化・複雑化している現代、企業にとってマーケティング戦略は重要です。専門性をもつBPO事業者に委託することで、マーケティング効果の最大化を目指せるでしょう。

顧客や市場分析以外に、コンテンツ制作などのプロモーション業務をおこなうBPO事業者もあります。市場調査や顧客分析は社内で、対外的なプロモーション業務は外部に委託するといった使い分けも可能。自社の得意な業務を把握し、委託する業務を慎重に検討することが大切です。

BPO導入時のポイント

実際にBPO事業者へ業務を委託するには、どのような点に気を付ければよいでしょうか。

BPO導入時に気を付けたい5つのポイントを解説します。BPO導入を検討されている方は、この内容を踏まえて事業者を選びましょう。

価格の適正さ

価格は安ければ良いわけではありません。求めている業務量や品質を担保してくれるか、長期的に運用し業務を最適化できるような提案をしてくれるかなどを、総合的に判断する必要があります。期待できる効果を踏まえて検討し、事業者の価格設定が適正なのかを確認しましょう。

専門性の有無

BPO事業者にはそれぞれ得意・不得意な領域があります。たとえば人事部門にBPOを導入するときに、労務領域が得意な事業者もあれば、採用や人材育成を得意とする事業者もあるなどさまざまです。

得意不得意を調べずに導入してしまうと、効果が期待できないことも。事前にどの領域を専門・得意とする事業者なのかを確認しましょう。

どのような業務を依頼したいのかを洗い出して、BPO事業者を検討することをおすすめします。

対応実績

BPOを検討する際には、BPO事業者の対応実績を忘れずに確認しましょう。

自社が依頼したい業務の対応実績があれば、専門性やナレッジがあるはずです。信頼できる事業者か見極めるためにも、これまでどのような実績や対応経験をもっているかの確認が大切です。

セキュリティ体制

委託の際は自社情報や顧客情報を共有しますが、万が一、そうした情報が漏洩すれば自社の信頼は大きく損なわれます。

BPO事業者がどのようにデータを管理しているか、セキュリティ体制はどこまで整っているかを事前に確認しましょう。

情報セキュリティに取り組んでいる場合はISMS認証、個人情報保護であればプライバシーマークを取得しているかは、ぜひチェックしたいポイントです。

パートナーとしての関係性

BPO事業者に委託した際には、業者がどのように業務を遂行しているか見えにくい面があります。

自社にとって信頼ができる業者か、これまでの実績や対応を加味しながら検討しましょう。

まとめ

BPOの定義や導入のメリットを解説しました。BPOサービスを提供する事業者はそれぞれ専門性や得意領域があり、豊富なノウハウがあります。

自社の業務効率化や経営の適正化に、BPOの導入は効果的でしょう 。BPO導入により、自社の業務改善や、社内のコア業務へリソースを集中させることが期待できます。

今回紹介したBPO導入時のポイントを意識しながら、自社にとって信頼できるパートナーを見つけましょう。